Das Intranet unter studio85-intranet.com ist ein internes Arbeitswerkzeug für das Team und die freiberuflichen Lehrkräfte von Studio 85 (Hochheim und Biebrich). Es ist nicht öffentlich nutzbar; ein Zugang besteht nur nach persönlicher Einladung. Hier erfährst du, welche Daten wir dabei verarbeiten, wofür und welche Rechte du hast.
Das Intranet wird für beide Studios gemeinsam genutzt. Verantwortlich sind gemeinsam (Art. 26 DSGVO):
Die Studio 85 GmbH betreibt das Intranet technisch und ist zentrale Anlaufstelle für alle Fragen und für deine Rechte: info@studio85.yoga, Telefon +49 1515 9184832. Du kannst dich aber auch an jede der beiden Verantwortlichen wenden. Vertragspartner bzw. Arbeitgeber ist jeweils das Studio, mit dem du deinen Vertrag geschlossen hast; Honorare, Gutschriften und Lohnunterlagen werden für das jeweilige Studio getrennt geführt.
Die Studioleitung kann Neuigkeiten über eine Google-Chat-App an das Intranet senden. Aus diesen Nachrichten erstellt ein KI-Assistent (Claude von Anthropic) Entwürfe, die erst nach Prüfung durch die Studioleitung veröffentlicht werden. Für Entwicklung und Wartung des Intranets nutzen wir ebenfalls diesen KI-Assistenten; dabei können im Einzelfall Daten aus dem Intranet verarbeitet werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter interner Kommunikation und einem sicheren, fehlerfreien Betrieb).
Direktnachrichten, die Kund:innen an das Instagram-Konto @studio85.yoga schicken, laufen über die offizielle Schnittstelle von Meta in das Postfach des Intranets. Gespeichert werden Instagram-Kennung, Name und Benutzername der Kundin bzw. des Kunden, Nachrichtentext, Zeitpunkt sowie gesendete Bilder, Videos und Sprachnachrichten (privater Speicher, nur für Berechtigte abrufbar). Zugriff haben nur Admins und Team-Mitglieder, für die die Studioleitung das Postfach freigeschaltet hat. Bei jeder Antwort aus dem Intranet wird intern gespeichert, wer sie geschrieben hat (Kund:innen sehen nur „Studio 85“); außerdem Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus. Zweck ist die Beantwortung von Anfragen; Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen zu Kursen und Verträgen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an einer geordneten Kundenkommunikation). Gespräche werden 12 Monate nach der letzten Nachricht gelöscht. Kund:innen werden über die Datenschutzerklärung auf studio85.yoga informiert.
Löschung deiner Nachrichten (Kund:innen): Du kannst jederzeit verlangen, dass wir die Nachrichten, die du uns über Instagram geschickt hast, aus unserem Postfach löschen. Schreib dazu eine E-Mail an info@studio85.yoga mit deinem Instagram-Benutzernamen oder schreib uns direkt per Instagram-Nachricht „Bitte meine Daten löschen“. Wir löschen das Gespräch samt Bildern und Sprachnachrichten innerhalb von 30 Tagen und bestätigen dir die Löschung. Die Nachrichten in deiner eigenen Instagram-App verwaltest du über Instagram selbst; dort kannst du einzelne Nachrichten zurückziehen oder den Chat löschen. Auch ohne Anfrage löschen wir Gespräche automatisch 12 Monate nach der letzten Nachricht.
Das Intranet versendet Benachrichtigungen, z. B. Einladungen, Einmalcodes, Hinweise zu Abrechnungen, Gutschriften (mit PDF), Verträgen, Urlaubsanträgen, Übergaben, Erwähnungen in Boards, News und Erinnerungen an fehlende Angaben. Gespeichert werden Empfänger, Zeitpunkt und Zustellstatus.
| Dienstleister / Empfänger | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung | Server in der EU (Irland) |
| Netlify, Inc. | Hosting der Website und der Server-Funktionen | USA / weltweites Netz |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Versand der E-Mails | USA |
| Google Ireland Limited | Anmeldung mit Google, Google Chat (News-Eingang), Verlinkung von Dokumenten in Google Drive, Suche nach Studios im Umkreis eines Standorts (Google Places, Reiter „Expansion“ – Abfrage über unseren Server, ohne Personendaten; gespeichert werden nur Kennung, Lage und Art der Studios, höchstens 30 Tage) sowie Kartenbilder (Google Map Tiles) im Reiter „Expansion“ bei Auswahl der Datenbasis „Google“ – dabei ruft dein Browser die Kartenbilder direkt bei Google ab und übermittelt deine IP-Adresse | EU / USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Instagram: Empfang und Versand von Direktnachrichten im Postfach | EU / USA |
| Eversports GmbH | Buchungssystem: Kursplan und Aktivitätsberichte | Österreich (EU) |
| Anthropic, PBC | KI-Assistent für News-Entwürfe, Entwicklung und Wartung | USA |
| OpenStreetMap Foundation | Kartenkacheln im Reiter „Expansion“ (nur Studioleitung): Beim Anzeigen der Karte ruft der Browser Kartenbilder ab, dabei wird die IP-Adresse übermittelt. Adresssuche (Nominatim) für Standort-Adressen über unseren Server, ohne Personendaten. Es werden keine Personendaten aus dem Intranet übertragen. | Vereinigtes Königreich / weltweites Netz |
| Qonto (Olinda SAS) / Finom | Bank des jeweiligen Studios: Überweisung der Honorare | EU |
| Steuerberatung / Lohnbuchhaltung | Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen (eigene Verantwortung, Berufsgeheimnis) | Deutschland |
Mit den technischen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Innerhalb von Studio 85 sehen nur die Personen Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen: Team-Mitglieder sehen z. B. Dienstpläne und Abwesenheiten, aber keine Honorare; Studio Manager entscheiden für ihr Studio über Urlaubsanträge, sehen dafür die Abwesenheiten (Krankmeldungen ohne Diagnose) der Mitarbeiter:innen dieses Studios und bearbeiten die Anfragen von Lehrkräften zu Specials & Workshops in diesem Studio – ohne Honorarsätze; Lehrkräfte sehen nur ihre eigenen Daten sowie News und Wissen für Lehrkräfte; Honorar-, Vertrags- und Lohndaten sehen nur die Studioleitung (Admins) und die betroffene Person.
Soweit Dienstleister Daten in den USA verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (soweit der Anbieter zertifiziert ist) bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Das Intranet setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analysewerkzeuge ein. Im lokalen Speicher deines Browsers werden nur Daten abgelegt, die für die Funktion nötig sind: die Anmeldesitzung (Zugangsschlüssel und Anmeldezeitpunkt) sowie Ansichtseinstellungen (z. B. Kalenderansicht, gewähltes Studio, Team- oder Lehrer-Ansicht). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Benutzerkonto, Profil, Onboarding-Angaben | bis zum Ende der Zusammenarbeit, danach Löschung bzw. Deaktivierung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht |
| Gutschriften, Stornobelege, Abrechnungen, Zahlungsdateien | 8 Jahre (Buchungsbelege, § 147 AO) |
| Verträge, Vertragsprotokoll, steuerliche Erklärungen | 6 Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet (Handels- und Geschäftsbriefe, § 147 AO, § 257 HGB), mindestens bis zum Ablauf der Verjährungsfristen |
| Lohnunterlagen und Stundennachweise Minijob | mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG), lohnsteuerlich bis 6 Jahre (§ 41 EStG) |
| Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Übergaben | während des Beschäftigungsverhältnisses; Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre |
| Krankmeldungen (ohne Diagnose) | nur solange für Entgeltfortzahlung und Urlaubsberechnung erforderlich |
| Einmalcodes | 10 Minuten (nur als Hashwert) |
| Kundennachrichten im Postfach (inkl. Bilder, Sprachnachrichten) | 12 Monate nach der letzten Nachricht im Gespräch |
| Boards, Wiki, Kommentare, News, Inventar | solange sie für die Arbeit benötigt werden |
| Technische Protokolle der Dienstleister | in der Regel wenige Tage bis Wochen |
Die Angaben für Vertrag, Abrechnung und Arbeitszeiterfassung sind für die Zusammenarbeit erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben; ohne sie können wir z. B. keinen Vertrag schließen, keine Gutschrift erstellen oder kein Honorar überweisen. Freiwillig sind z. B. die Anmeldung mit Google und der persönliche Kalender-Link.
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und – bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen – Widerspruch aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21). Wende dich dazu an info@studio85.yoga. Viele Angaben kannst du auch direkt im Intranet unter „Meine Daten“ bzw. in deinem Profil ändern.
Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich Funktionen des Intranets ändern. Die aktuelle Fassung findest du immer unter studio85-intranet.com/datenschutz.